（1）工程資料管理是項目管理的一項重要工作，是管理水平、工程質(zhì)量的體現(xiàn)；
（2）按照規(guī)范的要求積累完成的完整、真實、具體的工程資料，是工程竣工驗收交付使用的必備條件；一個質(zhì)量優(yōu)良或合格的工程必須具有一份內(nèi)容齊全、文字記載真實可靠的原始技術(shù)資料；
（3）工程資料為工程的檢查、管理、使用、維護、改造、擴建提供可靠的依據(jù)；
（4）工程竣工驗收、評定工程質(zhì)量優(yōu)劣必要條件；
（5）是對工程質(zhì)量及安全事故處理、工程結(jié)算、決算、審計的依據(jù)。
工程資料具有復(fù)雜性、真實性、隨機性、時效性、綜合性的特點。
工程資料是指在工程建設(shè)過程中形成并收集匯編的各種形式的信息記錄，一般可分為基建文件、監(jiān)理文件、施工文件及竣工驗收文件等。
（1）工程文件應(yīng)真實反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的材料必須完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。
（2）工程文件應(yīng)使用原件，因各種原因不能使用原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋原件存放單位公章、注明原件存放處，并有經(jīng)辦人簽字及填寫經(jīng)辦時間。
（3）工程文件應(yīng)保證字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字、蓋章手續(xù)齊全，手工簽字，簽字必須使用檔案規(guī)定用筆。計算機形成的工程文件應(yīng)采用內(nèi)容打印、手工簽名的方式。
（4）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
（5）工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍黑墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等
（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
（7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用圖紙的復(fù)印件。
（8）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
（9）不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。
（10）工程檔案文件的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。
（11）工程檔案的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進行制作，應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長期安全保管的需要。
工程文件組卷也稱立卷，指按照一定原則和方法，將有保存價值的文件分類整理成案卷的過程。工程案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的工程檔案保管單位。
工程文件歸檔是指建設(shè)項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位在完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷形成案卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)的過程。
工程文件組卷與歸檔是工程竣工驗收、結(jié)項決算必要條件，組卷歸檔工作為新建、改建、徐建工程提供參考、指導(dǎo)。
卷內(nèi)目錄是指揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容與成分的一覽表，其作用是便于查閱、統(tǒng)計卷內(nèi)文件。卷內(nèi)目錄應(yīng)與卷內(nèi)文件內(nèi)容相符，卷內(nèi)目錄放在卷內(nèi)文件首頁之前，卷內(nèi)原文件目錄或文件圖紙目錄不能代替卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄編制單位為案卷編制單位，卷內(nèi)目錄式樣。工程檔案卷內(nèi)目錄一般包括序號、文件編號、責(zé)任人、文件題目、編制日期、頁數(shù)及備注等。
卷內(nèi)備考表是反映卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后或直接印制在卷盒內(nèi)底面，用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。卷內(nèi)備考由本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷及檢查時間、見互號等內(nèi)容組成，卷內(nèi)備考表式樣。
單位工程檔案的總案卷數(shù)超過20卷時，應(yīng)編制案卷目錄。案卷目錄為案卷的名冊，在案卷經(jīng)過系統(tǒng)化排列后，對其逐一編號登記成冊。案卷目錄作用是固定案卷排列順序，使立卷工作最終得以完成；案卷目錄概括地介紹案卷的內(nèi)容與成分，是文件與檔案最基本的檢索工具，同時也為檔案工作各環(huán)節(jié)的展開奠定基礎(chǔ)。案卷目錄有序號、檔號、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限、備注等內(nèi)容組成。
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